Опись вложения. Пример, шаблон, образец, бланк. Отправка документов заказным письмом. Советы, рекомендации

Как составить опись вложения, отправляя документы заказным письмом. Советы, рекомендации, практический опыт.

 
  скрыть правую колонку

Отправка документов почтой с описью вложения

 Страницы:  1  2 

Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:

  • Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
  • Если такая форма переписки определена договором.
  • Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.

Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.

Рекомендации по составлению описи

Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли. Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить. Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, 'Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован'. Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.

Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал. Нужно писать так: 'Оригинал заявки с подписью' или 'Жалоба с подписью, заверенной нотариально', а не так 'Заявка', 'Жалоба'. Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.

Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ.

Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.

Пример описи вложения

Опись

Вложения в ценное письмо

Куда 111111, г. Мохнанск, Проезд Медведей, д. 1

На имя Генеральному директору ООО 'Торф и грунт А' Иванову М. Е.

N п/пНаименование предметовКоличество предметовЦенность (руб.)
1Подписанный оригинал рекламации110
2Подписанный оригинал требования о выплате компенсации110
3Нотариально заверенная прошнурованная копия заключения экспертной комиссии по качеству110
4Ксерокопия стандартов качества110

Общий итог ценности 40
(цифрами)

Отправитель ____________________________
(подпись)

Проверил ____________________________
(подпись работника связи)

Дополнительные советы по написанию

Обратите внимание, что почта не может отказать Вам в том, чтобы включать в опись полное название документа.

Дополнительно я рекомендую отправлять документы с уведомлением о вручении, чтобы у Вас был документ от почты, подтверждающий доставку.

Обязательно храните описи вложения и уведомления о вручении.

Я занимаюсь дистанционным консалтингом. Мы разрабатываем различные документы (регламенты, процедуры) и отправляем их заказчику по почте с описью вложений. Документы считаются переданными, если они отправлены по почте. Была пара случаев, когда заказчики хотели получить свои деньги обратно на том основании, что комплекты чего-то не содержат (хотя на само деле они все содержали). Обычно такая ситуация связана с тем, что у заказчика меняются приоритеты, и ему уже не нужны заказанные и оплаченные документы. Есть соблазн отказаться от документов и вернуть оплату. Но направление в ответ ксерокопии такой почтовой описи вложений (с указанием того, что документы прошиты) снимало все вопросы, так как заказчик понимал, что подделать шнуровку (а мы можем доказать ее наличие на основании описи), ему не удастся.

(читать дальше...) (в начало статьи)

 Страницы:  1  2 

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи.

Внешний вид
Цветовая схема
 светлая    темная 
Ссылки открываются в
 новом    текущем 
окне
Размер шрифта ()
 уменьшить   увеличить 
Правую (эту) колонку
 показывать    скрыть 

 10+ 
  
Заработайте с нами


Нравится


Еще статьи:

Как оформить расписку о передаче документов. Пример, шаблон...
Как правильно оформить расписку при передаче документов. Пример, шаблон, образец...

Подпись физического лица - экспертиза подлинности. Отзыв....
Опыт почерковедческой экспертизы. Человек утверждает, что он не подписывал докум...

Активный отдых...
Как с пользой и удовольствием провести свободное время...

Методика принятия решения. Выбираем и преодолеваем сомнения....
Как принять решение, чтобы потом не жалеть и не сомневаться? Делаем выбор. Решим...

Бизнес план, идея фермеру. Выращивание бычков, телятины. Животноводств...
Бизнес-план малого мясного животноводства. Анализ реального работающего предприя...

Владение собой - поможет ли оно тебе стать счастливее? Как владеть соб...
Проверенные мной советы по укреплению самообладанию и борьбе с соблазнами. Корот...

Франшиза, франчайзи, франчайзинг, расходы, купить, покупка, продажа, п...
Франшиза - способ начать свое дело. Как выбрать франшизу? Расходы малого бизнеса...

Куратор студенческой, учебной группы. Функции, функциональные обязанно...
Функциональные обязанности куратора (тьютора) студенческой учебной группы. Его м...

Пожалуйста, оцените статью. Текущая оценка: 64.
[Отлично (+100)] :: [Хорошо (+50)] :: [Нормально (0)] :: [Плохо (-50)] :: [Негодно (-100)]

Сообщить об ошибке :: Подписаться на обновления :: Поиск по сайту