Программа контроля исполнения решений, приказов, распоряжений. Программная информационная система. Требования, возможности, функции, функционал. Справочник клиентов, контрагентов. Журнал событий.

Функционал справочника клиентов и контрагентов. Требования к программной системе контроля исполнения решений, приказов, распоряжений. Возможности автоматизации (10+)

Требования к офисной справочной системе - Контроль исполнения принятых решений

Оглавление :: Поиск

База принятых решений

Все решения, принимаемые в компании, нужно заносить в базу. Другое дело, что доступ к решениям должен быть разграничен. Ведение базы принятых решений дает два основных преимущества. Во-первых, легче контролировать исполнение принятых решений. Во-вторых, становится понятно, какие решения приняты необдуманно, неисполнимы или требуют корректировки. Такая информация является сигналом к изменению порядка сбора информации для принятия решений, изменению отчетности, а иногда основанием для личной ответственности лиц, принявших решение.

В базу вносится: название решения, его описание, как и когда оно было принято (результат голосования, личное решение и т. д.), документ, закрепляющий решение (приказ, распоряжение), срок исполнения, ответственный за исполнение, ответственный за контроль исполнения.

База клиентов и контрагентов

О клиентах или контрагентах в базе накапливается следующая информация: ФИО / название, контактная информация, ответственный сотрудник / подразделение, которые ведут дела с этим лицом, дополнительная информация. К некоторой информации о клиенте / контрагенте доступ может быть ограничен. Например, в некотором случае ФИО может быть доступно всем, а контактная информация - только ответственному сотруднику.

По каждому клиенту / контрагенту ведется журнал. В журнал заносятся все события, связанные с этим лицом. К некоторым записям доступ может ограничиваться.

Приведу пример. В компании МТС такой базы явно нет. У меня, там, где я живу, не работает интернет от этой компании. Я несколько раз обращался в службу поддержки с жалобой. Вопрос не решился, и я отказался от ее интернета, отключил все услуги, связанные с ним, и пользуюсь интернетом от другого оператора, использую вторую СИМ-карту. Как-то раз мне звонят из МТС и предлагают включить услугу СуперБИТ (это безлимитный доступ в интернет за определенную ежемесячную плату), расписывают, как здорово пользоваться этой услугой. Если бы в МТС была база клиентов и журнал их обращений, то они поняли бы, что у меня их интернет не работает вообще, и не стали бы дразнить гусей.

Корпоративная база знаний и документов

В любой компании накапливается некоторый опыт, который потом может быть использован в следующих проектах или при решении новых задач. Удобнее всего этот опыт накапливать в виде материалов по проектам, складываемым в некоторые каталоги, так как заполнять какие-то формальные формуляры по уже выполненным проектам очень трудоемко и нудно. Но по куче материалов, во-первых, нужен хороший поиск, учитывающий словоформы и синонимы, а во-вторых, разграничение прав доступа к материалам.

Задача решается созданием в защищенной сети компании (интранете) специального сайта, содержащего все материалы, появившиеся в процессе работы компании. По этому сайту организуется поиск с использованием решений для корпоративного поиска, например, от компании 'Яндекс'. Причем поисковому роботу предоставляется доступ ко всем документам (этот робот с внешним интернетом не связан, он живет и работает во внутренней сети). Когда пользователь ищет нужные материалы, делает он это так же, как делает при обычном поиске по интернету. Он получает список найденных материалов, открывает те, которые ему кажутся полезными. Если он имеет доступ к данному документу, то документ просто открывается, если нет, то появляется информация, к кому нужно обратиться для получения доступа.

Опыт моих клиентов показывает, что наличие корпоративной базы знаний нередко в разы ускоряет поиск и принятие решений.

(читать дальше...) :: (в начало статьи)

Оглавление :: Поиск

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи.