Офисная информационная система. Корпоративная справочная база, справочник. Требования, возможности, функции программы. Программный функционал. Планирование рабочего времени, расписание. Планировщик.

Функциональные требования к офисной информационной системе, корпоративной справочной базе, справочнику. Перечень возможностей, функций программы, программного функционала для планирования рабочего времени, составления расписаний (10+)

Требования к офисной справочной системе

Оглавление :: Поиск

Работая с разными компаниями, я собрал самые актуальные их потребности, когда разговор заходит о офисной информационной системе.

Телефонный справочник

В этом блоке должна накапливаться информация о всех сотрудниках, работающих в компании или группе компаний.

Накопленная информация должна предоставляться пользователям в нескольких видах: алфавитный справочник, организационная структура (дерево подразделений).

На каждого сотрудника в системе должна быть заведена карточка, в которой должна содержаться следующая информация: Фамилия, Имя, Отчество, внутренний телефон, электронная почта, должность (позиция в организационной структуре), местонахождение рабочего места, фотография, мобильный телефон или способ связи в экстренном случае, график работы, в том числе предполагаемые даты отпуска на ближайший год или полгода. Фотография необходима, так как большинство сотрудников не имеет отдельного кабинета и не знает друг друга в лицо. Если один сотрудник приходит к другому, то он должен иметь возможность подойти к нужному человеку, не выкрикивая его имя на все рабочее помещение, а узнав его по фотографии. Кроме того, большинство сотрудников отмечают, что им приятнее говорить по телефону с человеком, глядя на его фотографию. Если в компании принято сообщать всем свой мобильный телефон, то его надо разместить в базе. Если это не принято, то он должен быть у конкретных людей (например, у заместителя или кадровой службы). Как найти этих людей, если нужно срочно связаться с сотрудником, должно быть указано в его карточке.

Должна быть возможность поиска сотрудника по ФИО, должности, месте в оргструктуре, местонахождению рабочего места.

Органайзер, планировщик рабочего времени, расписание дел

Органайзер предназначен для планирования рабочего времени сотрудников. В него заносятся дела, которые сотрудник выполняет в рабочее время. Каждое дело должно содержать время начала и завершения, тип, название, комментарий, строгая привязка ко времени (возможность перенести: Да / Нет), доступ, ссылки на документы, имеющие отношение к делу.

Каждый сотрудник может посмотреть расписание на день любого сотрудника. Но далеко не всем должны быть доступна информация о том, чем занят сотрудник. Доступ определяет тот, кто заводит дело для сотрудника, то есть он сам, его руководитель или сотрудник, планирующий коллективные мероприятия. Бывают дела, касающиеся только самого сотрудника. К ним доступ имеет только он. К некоторым делам дается доступ его руководителю и некоторым коллегам. Если мы смотрим расписание сотрудника, то дела, к которым мы доступа не имеем, показываются просто блоком с надписью 'занят'. Дела, которые сотрудник не может перенести на другое время, выделяются отметкой 'Нельзя перенести'.

Такая система позволяет тратить минимум времени на постановку задания или организацию коллективных мероприятий. Руководитель, менеджер проекта, организатор коллективного мероприятия может сразу понять, в какое время сотрудник занят, а в какое можно запланировать ему дело. Если время занято, но нет пометки 'нельзя перенести', то в это время можно поставить другое дело, если нет другой возможности.

В любом случае, сотрудник должен получить уведомление о том, что кто-то другой запланировал ему дело, и подтвердить / отвергнуть его. Тот, кто запланировал дело, должен проверить факт подтверждения.

Справочник ресурсов общего пользования

В компании всегда есть ресурсы, которые могут использоваться в разное время разными людьми. Например, это переговорные, презентационное оборудование, вычислительные ресурсы (иногда есть такие вычислительные задачи, которые полностью загружают ресурс сервера)

Справочник разделяемых ресурсов позволяет зарезервировать для своих задач ресурс на определенное время. Для ресурса должна быть возможность просмотреть график использования и забронировать его для себя, указав время начала, время завершения, возможность перенести мероприятие.

Планировщик совещаний

Подробнее о планировании и проведении совещаний.

Модуль планирования совещаний должен поддерживать процесс, описанный в статье по ссылке, то есть в нем должны быть следующие возможности: завести совещание, завести его участников, определить его время, убедившись, что у всех участников в их расписании это время свободно, внести план совещания, темы обсуждения, докладчиков, разместить материалы от докладчиков, вопросы от участников. После проведения совещания к записи о нем прикрепляется протокол, а в базу принятых решений заносятся решения, принятые на совещании с указанием ссылки на запись о совещании.

Полезно также иметь функционал форума, чтобы проводить совещания или мозговые штурмы заочно (он-лайн).

(читать дальше...) :: (в начало статьи)

Оглавление :: Поиск

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи.