Совещание - подготовка. Подготовить обсуждение. Готовить материалы. Регламент выступления: время, доклад, докладчик, участники

Подготовка совещания. Советы, как подготовить материалы участникам. Типовой регламент. Время на выступление докладчика и обсуждение (10+)

Советы по проведению совещаний - Подготовка

Оглавление :: Поиск

Докладчик по каждому вопросу должен:

• Подготовить текст своего выступления (для всех видов совещания), проект решения и материалы, необходимые для принятия решения (для коллективного принятия решения (КПР)).
• Передать эти материалы ответственному за проведение совещания для распространения участникам.
• Собрать все вопросы (для всех видов) и замечания (КПР).
• Исчерпывающе ответить на вопросы, получить подтверждение от задавшего вопрос, что тому все понятно.
• Отработать замечания (КПР), а именно:
  • внести поправки в проект решения, если это возможно,
  • постараться найти взаимоприемлемое решение, если учесть замечание в его первоначальной форме возможным не представляется,
  • зафиксировать в письменном виде замечания, о снятии которых договориться не удалось, согласовать формулировки с автором замечаний.
• По итогам отработки вопросов, замечаний и предложений подготовить новую редакцию материалов и передать их ответственному за проведение собрания.

Иногда приходится проводить несколько итераций этого процесса, так как замечания одних служб могут затрагивать интересы других. Но для упрощения и ускорения согласования обычно службам запрещается высказывать замечания и предложения вне зоны их ответственности. Подробнее об этом в порядке согласования документов.

Собственно, совещание для принятия решения проводится с целью снятия противоречий, которые не удалось снять на подготовительном этапе. Совещание с целью информирования проводится для того, чтобы убедиться, что все участники одинаково поняли информацию. Мероприятие для сбора информации направлено на то, чтобы задать докладчикам уточняющие вопросы, которые не удалось прояснить на подготовительном этапе.

Регламент

Во-первых, необходимо определить, в скольких совещаниях человек может участвовать за неделю, и стараться придерживаться этой частоты. Если совещания проводятся слишком часто, то они превращаются в уловителей времени. Я выше написал, как важен предварительный этап. Если совещания происходят слишком часто, то на подготовительный этап не остается времени, и вся работа переходит на очную часть совещания, где она может быть выполнена с меньшей эффективностью. Совещания становятся долгими, непродуктивными и очень частыми. Решить что-то становится невозможно. Максимально допустимая частота может варьироваться в разных случаях, но обычно считается, что человек нормально может участвовать в двух совещаниях в неделю. Так что работу нужно строить так, чтобы в неделю было одно совещание, второе остается в резерве на всякие непредвиденные случаи, которых всегда предостаточно.

Иногда совещания проводят ежедневно - это пятиминутки. Для проведения таких мероприятий есть специальная технология, чтобы они не стали уловителями рабочего времени. Об этом будет отдельная статья.

Во-вторых, обсуждение каждого вопроса должно уложиться в определенное время. Человек, организующий мероприятие, должен узнать у каждого докладчика, сколько времени займет его доклад и сколько имеет смысл заложить времени на обсуждение. В процессе совещания имеет смысл в целом придерживаться указанного времени. Обычно за соблюдением времени следит секретарь. Он предупреждает участников, когда до завершения блока осталось 5 минут, и когда блок должен завершиться. В некоторых случаях с согласия всех участников регламент может корректироваться. Делается это так. Секретарь говорит, что время на обсуждение вопроса вышло и спрашивает, нужно ли продлить и насколько. Очень важно точно зафиксировать время, на которое продлевается доклад или обсуждение. Когда время названо, секретарь устанавливает согласие участников и следит за соблюдением согласованного времени.

Общая продолжительность мероприятия может варьироваться, но обычно на то, чтобы люди настроились, нужно около 10 минут, продуктивно работать можно от 20 минут до 2 часов. Так что мероприятие лучше планировать от 30 минут до 2 или 2.5 (с учетом перерывов как раз получится 2 часа продуктивной работы) часов.

Участники

Если Вы планируете совещаться для коллективного принятия решения, то необходимо постараться пригласить минимум участников, имеющих право голоса, только тех, кто действительно нужен (по принятым процедурам или по сути дела). Чем больше участников, тем сложнее принять решение. Случайные люди вообще создают помехи, они стараются себя чем-то занять, задают вопросы невпопад, отвлекают других участников. Наблюдателей можно приглашать в любом необходимом количестве.

Другие виды совещаний не так чувствительны к составу участников. В некоторых случаях более широкий охват может быть полезен.

Протокол

Как показал мой опыт, составить хороший протокол совещания возможно, только если весь процесс записан на диктофон. Это не означает, что на совещании не нужно вести записи. Секретарь должен фиксировать важные формулировки, например, формулировки решений. Необходимо, чтобы секретарь, после того как решение сформулировано, записывал его, далее брал слово и зачитывал свою запись, предлагая всем участникам убедиться в том, что формулировка записана правильно.

Так как перенос текста с диктофона в протокол связан с нюансами записи устного текста, то протокол совещания после его составления рассылается всем участникам для ознакомления и согласования. Так как формулировки решений уже внесены в протокол в точности, то согласованию подлежат только тексты выступлений, вопросов и ответов, а также формулировки особого мнения. Их согласуют с тем человеком, который произносил запротоколированные фразы.

По итогам совещания составляется протокол. Посмотрите Образец протокола и инструкцию по его составлению.

(читать дальше...) :: (в начало статьи)

Оглавление :: Поиск

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи.